Huishoudelijk reglement

Van: Secretaris
Datum: 14 maart 2025

Inhoudsopgave:

HUISHOUDELIJK REGELEMENT: HELLINGVERENIGING DE SAMENWERKING

ALGEMENE BEPALING.
Artikel 1: VERKRIJGEN VAN HET LIDMAATSCHAP.
Artikel 2: WIJZIGEN LIDMAATSCHAP.
Artikel 3: EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP.
Artikel 4: JAARLIJKSE BIJDRAGEN.
Artikel 5: BETALINGEN.
Artikel 6: TOEGANG TOT TERREIN EN LOCALITEITEN.
Artikel 7: HELLING REGLEMENT.
Artikel 8: HELLINGPLOEG.
Artikel 9: AANSPRAKELIJKHEID.
Artikel 10: WERFREGELS.
Artikel 11: INZET LEDEN.
Artikel 12: BESTUUR.
Artikel 13: SLOTBEPALINGEN.

ALGEMENE BEPALING

De vereniging genaamd Hellingvereniging De Samenwerking, hierna te noemen “de vereniging” is bij notariële akte opgericht op 20 januari 1977 en is gevestigd te Alkmaar.

Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging.

Artikel 1: VERKRIJGEN VAN HET LIDMAATSCHAP

Aanvulling artikel 6 der statuten

  • 1. Kandidaten voor het lidmaatschap van de vereniging geven zich middels het daarvoor bestemde formulier op en worden op de wachtlijst geplaatst in volgorde van binnenkomst.
  • 2. Kandidaten op de wachtlijst betalen een aangepast lidmaatschapstarief, krijgen toegang tot de verenigingswebsite en mogen aan activiteiten van de vereniging deelnemen.
  • 3. Als richtlijn voor het aantal leden , is het totaal aantal van 130 boten het maximum.
  • 4. Indien er ruimte blijkt te zijn, kunnen kandidaten voor het lidmaatschap op de wachtlijst worden benaderd om aankomend lid te worden als zij het komende seizoen stallen.
  • 5. De eerste keer dat de kandidaat komt stallen, wordt hij/zij aankomend lid en wordt er inschrijfgeld geheven.
  • 6. In het verenigingsjaar dat het aankomend lid voor de tweede keer komt stallen draagt het bestuur hem/haar voor in de Algemene Ledenvergadering als lid, indien daarvoor ruimte is op de ledenlijst.
  • 7. Indien er andere redenen zijn dan het aantal leden om een aankomend lid niet tot lid voor te dragen, wordt dit de betrokkene schriftelijk medegedeeld door het bestuur voor het einde van het verenigingsjaar (30 augustus). Het aankomend lid kan hiertegen bezwaar aantekenen en dit bezwaar toelichten bij de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.

Artikel 2: WIJZIGEN LIDMAATSCHAP

  • 1. Overgang van de in artikel 5 van de statuten genoemde leden naar een andere categorie kan niet eerder geschieden dan met ingang van het volgende verenigingsjaar ( 01 september).
  • 2. Aspirant leden, die in de loop van het verenigingsjaar de 18-jarige leeftijd bereiken, worden in het volgende verenigingsjaar automatisch lid, tenzij zij vóór 1 september van dat jaar schriftelijk aan het secretariaat te kennen geven begunstiger te willen worden.

Artikel 3: EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP

Aanvullingen op artikel 7 van de statuten

  • 1. Opzegging dient schriftelijk of per email vóór 1 augustus ( 1 maand voor het nieuwe verenigingsjaar) van het lopende verenigingsjaar te geschieden aan het secretariaat. (verwijzing: artikel 7 lid 1 sub b en lid 3 van de statuten)
  • 2. Indien de opzegging op of na 1 augustus plaatsvindt, wordt de jaarlijkse bijdrage voor het nieuwe verenigingsjaar door de penningmeester in rekening gebracht. (verwijzing naar artikel 7 lid 8. )

Artikel 4: JAARLIJKSE BIJDRAGEN

Aanvulling op artikel 9 van de statuten

  • 1. Onder de jaarlijkse bijdragen, genoemd in artikel 9 van de statuten, worden begrepen de jaarlijkse bijdragen en tarieven voor afspuiten, stallen en huur.
  • 2. Jaarlijks worden de bijdragen en tarieven voor het nieuwe verenigingsjaar aangepast met het door het CBS berekende inflatiepercentage van de consumentenprijsindex.
  • 3. Jaarlijkse bijdragen en stallingstarieven worden naar boven afgerond op een veelvoud van €0,05.
  • 4. Het bestuur kan de algemene ledenvergadering voorstellen geheel of gedeeltelijk af te wijken van de hiervoor genoemde indexering, dan wel gebruik te maken van het inflatiepercentage van een op het andere basis vastgesteld indexcijfer.

Artikel 5: BETALINGEN

  • 1. De leden ontvangen in september de factuur voor het nieuwe verenigingsjaar waarin minimaal vermeld wordt: het te betalen bedrag en de uiterlijke betalingsdatum. Facturen worden per email verzonden, tenzij het betreffende lid niet beschikt over email, in dat geval wordt de factuur per post wordt verstuurd.
  • 2. Het gefactureerde bedrag dient uiterlijk voor 1 oktober op de rekening van de vereniging te staan.
  • 3. In geval van zomerstalling dient de factuur voor 1 mei te worden voldaan.
  • 4. Bij aankomende leden c.q. leden, met boot, die niet komen stallen worden werfkosten in rekening gebracht.
  • 5. Indien een factuur niet tijdig wordt voldaan, worden extra kosten( van € 10,=) in rekening gebracht.

Artikel 6: TOEGANG TOT TERREIN EN LOCALITEITEN

  • 1. Het Stalling/Winterseizoen loopt van 1 oktober tot en met 1 mei. Buiten het seizoen hebben leden geen toegang tot het terrein van de vereniging tenzij in overleg met het bestuur.
  • 2. Het terrein van de vereniging is in de periode van oktober tot en met eind februari geopend van 9.00 uur tot 18:00 uur. In de periode van1 maart tot en met tewaterlating is het terrein geopend van 9:00 tot 21.00 uur. Op feestdagen gesloten.
  • 3. De toegangscode dient alleen door het lid en zijn gezinsleden gebruikt te worden.
  • 4. Voordat men het terrein verlaat, dient men een eventuele ladder horizontaal onder de boot te plaatsen zodat het duidelijk is dat er niemand in de boot aanwezig is (ladder verticaal tegen de boot = aanwezig).

Artikel 7: HELLING REGLEMENT

  • 1. Ieder lid van de Samenwerking heeft bij stalling van zijn schip voorrang op aankomende leden of kandidaten op de wachtlijst, mits het lid zich voor 15 maart heeft opgegeven voor de winterstalling van het volgend seizoen.
  • 2. Aanvraag en administratieve afhandeling van het hellingen worden door het bestuur geregeld en bekend gemaakt.
  • 3. Afzeggen van toegewezen stalling is tot 1 september kosteloos, daarna dient de stalling te worden voldaan. Als er een vervangend schip wordt gestald vindt er verrekening plaats van de reeds betaalde factuur met de factuur voor het nieuwe schip.
  • 4. Het lid dient bij het hellingen aanwezig te zijn of maatregelen genomen te hebben dat zijn boot klaar is voor hellingen.
  • 5. Het bestuur en de hellingploeg beslissen over de toewijzing van plaatsen, waarbij wordt uitgegaan van zo optimaal mogelijke bezetting van de loods en het terrein.
  • 6. Voor stalling in de loods gelden de volgende regels.
    •  a. Er worden 6 wisselplaatsen aangehouden welke per categorie op volgorde van de wisselstallijst worden toegewezen. Voor elke categorie zijn er twee plaatsen.
    • b. Er zijn de volgende categorieën:
      • i. klein < 6 meter
      • ii. gemiddeld 6-9 meter
      • iii. groot 9-12 meter
    • c. De overige plaatsen worden aan vaste binnen stallers toegewezen. Een lid kan zich voor de binnen stallijst laten inschrijven. Toewijzing vindt plaats op grond van categorie en volgorde van de wachtlijst.
    • d. De boten in de loods worden op de eerste hellingdag naar buiten gehaald. Hierdoor komt er  ruimte vrij voor diegene die enkele weken binnen willen staan.
  • 7. Voor de zomerstalling dient men zich aan te melden voor 1 april bij de penningmeester.
  • 8. Extra stallen: Het is mogelijk, extra tijd (langer na de hellingdatum) te stallen na toestemming van het bestuur en tegen een vastgesteld tarief.

Artikel 8: HELLINGPLOEG

  1. Het hellingen wordt uitgevoerd door de hellingploeg, waarvan de leden door het bestuur zijn aangewezen.

Artikel 9: AANSPRAKELIJKHEID

  • De vereniging draagt geen verantwoording voor de eigendommen van welke aard ook van de leden of van derden.
  • Eigenaren dienen hun ladder te voorzien van hun naam. Na gebruik moet deze onder de boot worden gelegd. Ladders die hier niet aan voldoen zullen van het terrein worden afgevoerd.
  • Door aanvaarding van het lidmaatschap door het lid gaat hij ermee akkoord dat de vereniging niet aansprakelijk is voor alle schade door de vereniging veroorzaakt aan eigendommen van het lid.
  • Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aangerichte schade aan de eigendommen van de vereniging of aan de eigendommen van derden.

Artikel 10: WERFREGELS

  • 1. Op het gehele werfcomplex alsmede in de gebouwen dient orde, rust en zindelijkheid te worden betracht, de veiligheid in acht te worden genomen en dient te worden voorkomen dat u door uw gedrag en werkwijze aanstoot geeft.
  • 2. Bij de eerste keer stallen moet u een kopie van de verzekeringspolis van de boot inleveren. Wijziging van verzekering dient het u zo spoedig mogelijk door te geven aan de secretaris. Het schip moet gedurende de stallingperiode minimaal W.A. verzekerd zijn.
  • 3. Gastanks en losse benzinetanks dient u voor de stalling te verwijderen uit het schip en van het terrein van de vereniging af te voeren, op straffe van € 25,= per week, ingaande vanaf de stallingsdatum. De gasbun dient los te zijn voor controle.
  • 4. Het schip dient, voor uit het water gaan in de week van het hellingen, bij voorkeur op de donderdagavond en uiterlijk op de vrijdagmorgen voor 12.00 uur, voor de wal te liggen.
  • 5. Het schip dient gereed te zijn voor het te water laten op de door de hellingploeg aangegeven datum.
  • 6. U dient dezelfde dag maar uiterlijk binnen enkele dagen na het te water laten met uw schip te vertrekken om de walkant van ons terrein vrij te maken.
  • 7. Na 1 maart wordt er (zowel binnen als buiten) uitsluitend nog nat schuurwerk verricht en is het niet toegestaan stof veroorzakende werkzaamheden uit te voeren.
  • 8. Het terrein naast en onder uw schip dienst steeds schoongemaakt te worden als u het verontreinigd heeft. Bij het schilderen van schip en onderwaterschip dient u er voor te zorgen dat er geen verf op de grond/het terrein lekt, en gebruik te maken van een afdekzeil.
  • 9. Lassen en/ of slijpen aan uw schip is alleen toegestaan als dat is aangevraagd m.b.v. het betreffende formulier en er afspraken zijn gemaakt met het bestuur. Voor het moment van slijpen en lassen controleert het bestuur de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen ter voorkoming van ongeval of schade. Bij overtreding van deze regels kan het bestuur een schorsing opleggen.
  • 10. Eventuele aanwijzingen van het bestuur dienen direct te worden opgevolgd.
  • 11. Afvalstoffen en gevaarlijke stoffen dienen als volgt te worden behandeld:
    • a. Het is ten strengste verboden het terrein van de vereniging te verontreinigen met afvalstoffen, van welke aard dan ook.
    • b. Huishoudelijk afval, grofvuil, afgewerkte olie, glas en chemisch afval dient u zelf af te voeren.
    • c. Onder / naast de schepen mogen geen verfblikken en/of olie worden bewaard / opgeslagen.
    • d. In uw schip mogen in totaal niet meer dan 5 liter verf-, olie en oplosmiddelen aanwezig zijn.
  • 12. Eigendommen die zich niet in de boot bevinden, dienen van naamlabel voorzien te zijn.
  • 13. Eigenaren dienen hun ladder te voorzien van hun naam. Na gebruik moet deze onder de boot worden gelegd. Ladders die hier niet aan voldoen zullen van het terrein worden afgevoerd.
  • 14. Vanuit de verzekering is het een verplichting dat de beide Accupolen worden losgekoppeld voor het stallen.
  • 15. Vanuit de verzekering is het een verplichting dat Lithium ion accu’s dienen te worden verwijderen van boot en het terrein.

Artikel 11: INZET LEDEN

  • 1. Leden worden ingezet voor werkzaamheden volgens een van te voren bekend gemaakt rooster van werkdagen en werkzaamheden.
  • 2. Elk lid onder de 75 jaar is verplicht naar vermogen hieraan deel te nemen.
  • 3. Bij onttrekking aan deze plicht kan het bestuur een sanctie opleggen.

Artikel 12: BESTUUR

Aanvulling op artikel 12 en 13 van de statuten

  • 1. Het volgens artikel 12 lid 2 van de statuten vermelde rooster dient dusdanig te zijn samengesteld, dat de voorzitter en de secretaris evenals bestuursleden met eenzelfde functie nimmer gelijktijdig aftreden.
  • 2. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de secretaris deze functie waar, terwijl bij ontstentenis van de overige bestuursleden de waarneming in onderling overleg wordt geregeld.
  • 3. Voor bestuursvergaderingen gelden de volgende regels.
    • a. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter. Alle bestuursleden mogen na de opening van de vergadering agendapunten inbrengen.
    • b. De datum voor de volgende vergadering wordt bepaald aan het eind van de vergadering.
    • c. De vergadering is openbaar, tenzij er over personen gesproken moet worden.
    • d. Tijdens de vergadering hebben gasten een beperkt spreekrecht, te bepalen door de voorzitter.
    • e. Van de bestuursvergadering wordt een verslag gemaakt en bewaard in het archief.

Artikel 13: SLOTBEPALINGEN

  • 1. De vereniging is niet aansprakelijk voor vermissing van of beschadiging aan vaartuigen of voorwerpen van haar leden of derden.
  • 2. De statuten en het huishoudelijk reglement liggen voor elk lid ter inzage in een map in de kantine en zijn te zien op de website van de vereniging.
  • 3. In gevallen, waarin de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Het bestuur neemt met in achtneming van zijn verantwoordelijkheid tegenover de algemene vergadering alle maatregelen van orde, stelt alle regels van huishoudelijke aard vast en benoemt alle commissies met uitzondering van de kascommissie.
  • 4. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
  • 5. Het huishoudelijk reglement kan door het bestuur worden gewijzigd/aangevuld en in de eerstvolgende algemene vergadering, alwaar de voorgestelde wijziging/aanvulling op de agenda staat aangegeven, worden bekrachtigd.

Privacy beleid

PRIVACY BELEID: HELLINGVERENIGING DE SAMENWERKING
versie 0.0 d.d. 14-05-2018

1.1 Persoonsgegevens

Onze hellingvereniging kan zijn doelstellingen slechts vervullen als zij de beschikking heeft over de persoonsgegevens die hiervoor nodig zijn. Dit zijn de persoonsgegevens die worden verstrekt door ieder op het moment dat die een aanvraag indient om lid te worden van onze vereniging. De gevraagde gegevens staan op het aanvraagformulier voor het lidmaatschap, dat te vinden is op de website van onze vereniging: Aanmeldformulier HVDS Alkmaar – De samenwerking

1.2 Bestanden van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die beschreven zijn in de paragraaf 1.1 worden vastgelegd in gegevensbestanden, waardoor het mogelijk is om:

  • Een planning te maken voor de hellingdagen in het najaar;
  • Een planning te maken voor de hellingdagen in het voorjaar:
  • De leden te bellen;
  • De leden te mailen;
  • De leden te factureren voor lidmaatschap en stalling;
  • De financiële boekhouding bij te houden;
  • Leden in te delen voor werkzaamheden tijdens de hellingdagen.

1.3 Beheer van de bestanden van persoonsgegevens.

Het technisch beheer van de infrastructuur voor opslag en beheer van persoonsgegevens is toegewezen aan een van de bestuursleden. Dit is vastgelegd in het document waar de taken en termijnen van de bestuursleden staan vermeld.

Het inhoudelijk beheer (toevoegen / wijzigen / verwijderen van gegevens) is de verantwoordelijkheid van de penningmeester. Hij kan de uitvoering delegeren aan een van de andere bestuursleden.

1.4 Bewaartermijn van de persoonsgegevens van oud-leden

De persoonsgegevens van oud-leden worden gedurende 10 jaar bewaard. Indien iemand bij opzeggen van zijn lidmaatschap daar om vraagt, worden diens persoonsgegevens met het beëindigen van het lidmaatschap uit de bestanden verwijderd, op voorwaarde dat alle financiële verplichtingen zijn vervuld.